اهمیت حسابداری از لحاظ ارتباط با سایر واحدها(شاهراه اصلی شرکت)
یک حسابدار با واحد های مختلف سازمان در ارتباط است و این یکی از دلایل اهمیت داشتن جایگاه حسابداری است. هرچقدر این ارتباط موثر تر و سازنده تر و بر اساس اصول و چهارچوب ارتباطات سازمانی باشد موفقتر و تاثیر گذار تر بوده و دارای اهمیت بیشتری در رشد و پیشرفت سازمان می باشد.
ارتباطات واحد مالی به دو دسته تقسیم می شود :
- ارتباط با واحدها و افراد درون سازمانی
- ارتباط با واحدها و افراد برون سازمانی
ارتباطات حسابدار با واحدهای درون سازمانی عبارتند از :
- واحد فروش
- واحد کارگزینی
- واحد تدارکات
- واحد انبار
- واحد تولید
- واحد بها تمام شده و قیمت گذاری
- واحد حراست و نگهبانی
- واحد مدیریت
- حمل و نقل
- و تمام واحدهای درون یک سازمان به طور کلی
حال به ارتباط واحد مالی با هریک از موارد اشاره شده به طور مختصر خواهیم پرداخت .
- ارتباط واحد مالی با واحد فروش
- برای درک بهتر مطلب به وظایف مدیر فروش و بخش فروش سازمان می پردازیم واحد فروش مسئول تحلیل و بررسی محصول ، شناخت محصول ، استخدام فروشندگان ، شناسایی تغییر و تحول بازار هدف ، بررسی نوسان‌های بازار ، فرصت‌ها و تهدید‌های بازار ، بررسی عملکرد فروشندگان ، بانک اطلاعاتی مناسب ، بررسی و شناخت ابزارهای رسیدن به هدف ، برنامه ریزی دقیق برای رسیدن به هدف ، هدف گذاری کوتاه مدت و بلند مدت ، برقراری ارتباط بین فروشندگان و مشتری ، بررسی روند فروش.
- در تمامی این وظایف واحد فروش از داده ها و گزارشات واحد مالی برای تجزیه و تحلیل مشتریان – تجزیه و تحلیل و تعیین روشهای قیمت گذاری – میزان تخفیف متعادل و متناسب . و هزاران گزارش دیگر که در واقع برای واحد فروش حیاتی است از طریق واحد مالی به این واحد ارائه می گردد .
- در واقع فروش به عنوان شاهرگ اصلی سازمان از طریق گزارشات مالی ارتزاق می کند .
- واحد کارگزینی :
- : زیر مجموعه ی مدیریت منابع انسانی است. سیستم کارگزینی قابلیت نگهداری پرونده های استخدامی کارکنان شرکت ها و سازمان ها را دارد. کارفرمایان با استفاده از این سیستم می توانند اطلاعات و معیارهای جذب کارکنان را جمع آوری کرده و عملکرد آن ها را بهتر مدیریت کنند
سیستم کارگزینی به عنوان بخشی از سیستم جامع مدیریت منابع انسانی است که جهت مدیریت واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی استفاده می‌شود و زیرساخت لازم جهت نصب سیستم‌های مجموعه نیروی انسانی و کنترل دسترسی‌های سلسله مراتبی به اطلاعات را به صورت یکپارچه و توزیع شده فراهم می‌آورد.
انچه که در واحد کارگزینی مهم است بحث حقوق و دستمزد می باشد و محاسبات مربوط به ان که از وظایف مهم حسابداری به حساب می اید
محاسبات حقوق و دستمزد بر اساس مصوبات اداره کار و رفاه اجتماعی از وظایف بسیار حساس حسابدار است
همچنین عقد قرار داد با پرسنل – محاسبات عیدی و سنوات – محاسبات تسویه حساب پرسنل از جمله اموری است که نحوه ارتباط واحد کارگزینی و حسابداری را بر ان بسیار تاثیر گذار است .
- واحد تدارکات :
واحد تدارکات مسئول خریدهای شرکت است این واحد نیاز به دستورالعمل های مربوط به خرید دارد نیاز به مدارک و اسناد مربوط به اعتبار و قانونی بودن خرید دارد که تحت راهنمایی واحد مالی باید اینکار را انجام دهد
- واحد بها تمام شده یا قیمت گذاری :
وظیفه این واحد تخمین و محاسبه دقیق هزینه و قیمت تمام شده کالا و خدمات است . همچنین محاسبه سود شرکت برای هر واحد کالا با توجه به استراتژی شرکت و برنامه های از پیش تعیین شده
که تمامی انها توسط واحد مالی تهیه و ابلاغ می گردد.
- واحد انبار
وصول کالا و چگونگی بررسی انها با سفارش شرکت و همچنین اجرای فرایند شمارش و کنترل اجناس خریداری شده – طبقه بندی کالا ها در انبار بر اساس استاندارد های موجود تماما از وظایف حسابدار است .
به طور کلی تمامی واحد ها دستورالعمل و چگونگی اجرای فرایند خود را از واحد مالی می گیرند و واحد مالی پردازشگر اصلی اطلاعات شرکت می باشد
- ارتباط حسابدار با واحدهای برون سازمانی
منظور از واحدهای برون سازمانی افراد و سازمانهایی هستند که در داخل سازمان مشغول به فعالیت نبوده ولی گزارشات و تحلیل روند شرکت را مورد بررسی و مطالعه قرار می دهند .
از جمله انها به چند نمونه اشاره می کنیم:
- بانکها
بانکها برای ارائه تسهیلات و اعتبار نیاز دارند گزارشات ملی شرکت را مطالعه و مورد بررسی و تحقیق قرار دهند که این از طریق واحد مالی قابل ارائه خواهد بود.
- صاحبان سهام
قرار نیست تمام ذینفعان و صاحبان سهام شرکت در شرکت حضور داشته باشند بلکه در بسیاری از شرکتها مدیران ارشد اجرایی توسط اشخاص ثالث انتخاب می شوند و باید در مواعد خاص به صاحبان سهام و ذینفعان گزارشات روند شرکت و گزارشات سود و زیان را ارائه دهند که بدیهی است این گزارشات توسط واحد مالی قابل ارائه است و لاغیر.
- طرف حسابها
افرادی که شرکت با انها مراوده مالی و پولی دارند و با انها خرید و فروش انجام میدهند هم می بایست گزارشات مربوط به حساب فی مابین را در اختیار داشته باشند که باز هم واحد مالی پاسخگوی نیاز انها خواهد بود
- سازمان امور مالیاتی
شاید مهمترین و سرنوشت ساز ترین ارگان برون سازمانی اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی می باشد . این سازمان به دلیل اینکه می خواهد سود و زیان شرکت را محاسبه نماید و میزان مالیات سال مالی را محاسبه و مطالبه کند نیاز به گزارشات دقیق و بسیار تحلیلی دارد . که از حساسیت بسیار بالایی هم برخوردار است . این وظیفه واحد مالی است که گزارشات مربوط به سازمان امور مالیاتی را در مواعد مشخص و مقرر تهیه و ارائه نماید در زیر به پاره ای از این گزارشات می پردازیم :
- اظهارنامه مالیاتی عملکرد
- اظهارنامه ارزش افزوده
- صورت معاملات فصلی
- دفاتر قانونی
- اسناد و مدارک
- گزارش سود و زیان شرکت به صورت تحلیلی
- گزارش افزایش یا کاهش سرمایه
- و بی نهایت گزارش دیگر که تنها از طریق واحد مالی قابل ارائه می باشد
- سازمان تامین اجتماعی
سازمان تامین اجتماعی که وظیفه ان صرفا بیمه پرسنل و بررسی مفاصا حسابهای افرادی است که در سازمانها به صورت حق العمل کاری و پیمانکاری مشغول به فعالیت می باشند نیازمند گزارشاتی است که بر اساس ان میتواند شرکت را با جرایم بسیار سنگین روبرو کند در زیر به برخی از این گزارشات می پردازیم:
- لیست بیمه ماهانه پرسنل
- لیست افراد ی که ترک کار کرده اند
- لیست افرادی که جدیدا به شرکت اضافه شده اند
- قرار داد های پیمانکاری – حق العمل کاری و…
- مفاصا حساب برای امور حق العمل کاری و پیمانکاری
تمامی این موارد صرفا از طریق واحد مالی قابل ارائه می باشد.
- بازرسان شرکت
هر سازما ن و شرکتی دارای بازرسانی قانونی است که هر لحظه میتوانند واحد مالی را به چالش کشیده و کلا به بازرسی حسابها بپردازند بازرسان شرکت می توانن اشخاص مورد اعتماد شرکت و اعضای هیات مدیره باشند و یا موسسات حسابرسی که با ورود به حسابهای شرکت انها را مورد بازرسی و تجزیه و تحلیل قراردهند که تنها به واسطه واحد مالی قابل ارائه می باشد
در پایان اشاره می شود که اگر یک شرکت بخواهد رشد کند چاره ای جز این ندارد که واحد مالی خود را تقویت کند و اگر بخواهد شرکت را با شکست روبرو کند باز چاره ای ندارد جز اینکه واحد مالی را از افراد ناشایست و غیر حرفه ای انتخاب کند داشتن یک حسابدار حرفه ای و یک تیم مالی قوی شرکت را به اوج قله های پیشرفت و ترقی می رساند .